EUROPSKE TVRTKE: Ukupno je 32 posto podataka u tvrtkama suvišno, nepotrebno ili nevažno

Veritas - Facebook

Databerg Report 2015: 86 posto podataka u europskim tvrtkama čini “santu podataka” koja je nevažna za njihovo poslovanje.

Europske tvrtke do 2020. godine koristit će kapacitete za pohranu podataka u vrijednosti od 891 milijarde dolara samo kako bi pohranjivale za poslovanje posve nevažne podatke! Čak 54 posto podataka koje europske tvrtke danas čuvaju potpuno je za njih nevidljivo i ne znaju o čemu se radi (“dark data”), dok je tek 14 posto podataka zaista ključno za njihovo poslovanje, pokazalo je istraživanje Databerg Report 2015.

Veritas Technologies, jedna od vodećih tvrtki u svijetu u području rješenja za sigurnosnu pohranu podataka i njihov povrat, danas je objavila rezultate izvještaja “Databerg Report 2015” čiji je cilj bio ustanoviti kako europske organizacije u javnom i privatnom sektoru upravljaju vlastitim podacima.

Glavni problemi koje je istaknulo ovo istraživanje tiču se činjenice da zaposlenici infrastrukturu tvrtke i njezine IT sustave često smatraju vlastitom, te pretjeranog oslanjanja uprave tvrtke na sustave za pohranu podataka u oblaku. Ovi zaključci naglašavaju važnost regulatornih promjena, ali i činjenicu da se tvrtke više izlažu potencijalnom gubitku podataka.

Prema rezultatima iznesenim u Veritasovom Databerg Reportu 2015., 54 posto podataka koji su pohranjeni i koje koriste organizacije u Europi nevidljivo je (nalazi se “ispod površine”) pa bi se moglo raditi o videosnimkama mačaka i pornografskom materijalu, zbog čega se tvrtke izlažu nepotrebnom riziku da njihovo poslovanje nije usklađeno sa standardima.

Tvrtke danas troše nevjerojatnu količinu novca na čuvanje podataka koji im nisu potrebni (tzv. ROT – Redundant, Obsolete and Trivial Data; podaci koji su suvišni, nepotrebni i nevažni za poslovanje tvrtke). Na razini cijele Europe, ukupno je 32 posto podataka u tvrtkama suvišno, nepotrebno ili nevažno te se procjenjuje da će, ukoliko ne obuzdaju ovaj problem, tvrtke će do 2020. godine koristiti kapacitete za pohranu podataka u vrijednosti od 891 milijardu dolara samo kako bi pohranjivale nepotrebne podatke.

Analiza prezentirana u Databerg Reportu zaključuje kako je samo 14 posto kapaciteta za pohranu podataka iskorišteno u pravu svrhu, za pohranu podataka koji su kritični, apsolutno nužni za poslovanje.

“Glavni zaključci Databerg Reporta 2015. pokazuju da tvrtke ulažu u značajnu količinu resursa kako bi čuvale podatke koji su potpuno nevažni za njihovo poslovanje”, kaže Matthew Ellard, viši potpredsjednik za regiju Europe, Srednjeg istoka i Afrike (EMEA) u Veritasu. “Istraživanje otkriva kako prosječna, tipična tvrtka godišnje troši nevjerojatne količine novaca i stotine terabajta prostora za pohranu podataka kako bi čuvala posve trivijalne i nepotrebne podatke, uključujući i fotografije zaposlenika, osobne identifikacijske dokumente, glazbu i videozapise”, naglašava Ellard.

Ovo je istraživanje obuhvatilo 1475 tvrtke u 14 zemalja regije EMEA kako bi se vidjelo na koji način se tvrtke suočavaju s problemom pretvaranja podataka u vrijedne poslovne informacije.

Stoga istraživanje i uvodi novi termin, odnosno adresira novi fenomen – databerg, “santu podataka”, a koja se sastoji od tri glavna tipa podataka koje organizacije danas pohranjuju na svojoj infrastrukturi:

Ključni poslovni podaci – Ovo su podaci koji se smatraju vitalnim za svakodnevne operacije, poslovanje i uspjeh tvrtke. Te je podatke potrebno proaktivno zaštititi i njima upravljati u realnom vremenu, a cijeli taj proces moraju voditi profesionalci koji imaju jasnu odgovornost prema upravi tvrtke.
ROT podaci (suvišni, nepotrebni i nevažni podaci) – Količinu ovakvih podataka u tvrtki potrebno je proaktivno minimizirati te potom brisati na siguran način, u redovitim intervalima.
“Tamni podaci” (dark data) – Ovo su podaci kod kojih nije prepoznata nikakva poslovna vrijednost, odnosno nisu identificirani kao takvi. Među njima može biti podataka važnih za poslovanje, nepotrebnih podataka koji pripadaju u kategoriju ROT podataka ali se uglavnom, što je najvažnije, radi o nelegalnim podacima ili onima koje tvrtka ne bi niti smjela skladištiti, a zbog čega korporacijski IT odjeli mogu biti smatrani odgovornima.

Istraživanje je pokazalo da je prosjek europske tvrtke 54 posto podataka u “nevidljivom”, tamnom području, točnije tvrtke u prosjeku skladište 32 posto podataka koji potpadaju u kategoriju nepotrebnih, suvišnih i trivijalnih podataka (ROT) te da je, na razini svih ispitanih tvrtki, samo 14 posto podataka koje one pohranjuju zaista ključno za poslovanje.

Kako organizacije pohranjuju sve više podataka u oblak – uglavnom sa željom da se što bolje suoče sa sve većom količinom podataka – tako i istraživanje pokazuje da će upotreba servisa za pohranu podataka u oblaku u tvrtkama skočiti za trećinu (s ukupnog današnjeg udjela od 33 na udio od 45 posto) u sljedećih godinu dana, na razini cijele EMEA regije.

Međutim, uz ovakav trend, postoji rizik da se organizacije koje uvode pohranu podataka u oblaku neće dobro pripremiti odnosno da nemaju odgovarajuće politike kroz koje se računaju naknadni troškovi, poput promjene pružatelja usluge ili uklanjanja podataka iz oblaka u slučaju krize i hitnosti.

Što sve dovodi do problema “sante podataka” (databerg)?

Istraživanje je identificiralo tri glavna uzroka rasta “sante podataka”. Sva tri vezana su uz način na koji neproporcionalna količina podataka utječe na IT strategiju tvrtke, kako pritisak od strane proizvođača rješenja dovodi do brzog prihvaćanja “besplatnog” prostora za pohranu podataka te toga kako zaposlenici tvrtke ugrožavaju korporacijske podatke putem svojih postupaka i prikupljanja svih podataka, makar oni bili i nevažni.

Glavni su razlozi za postojeće stanje sljedeće činjenice:

IT strategije u tvrtkama temelje se na količini podataka a ne na njihovoj poslovnoj vrijednosti;

Tvrtke se sve više oslanjaju na “besplatni” prostor za pohranu podataka, poput onoga u oblaku;

Zaposlenici sve više zanemaruju politiku vezanu uz pohranu podataka koju je definirala tvrtka.

Svi ovi faktori značajno doprinose situaciji u kojoj su podaci većinom “tamni podaci” ili oni posve nepotrebni za poslovanje (ROT), a resursi tvrtke koriste se na način kojim uprava tvrtke ne može direktno upravljati i nema neposrednog uvida. Imajući u vidu regulatorne promjene koje su na vidiku, sve to može predstavljati pravni problem i poslovni rizik, a što obično nije vidljivo u trenutku kupovine ili korištenja pojedinih usluga za pohranu podataka.

Glavne preporuke iz istraživanja

Organizacije mogu poduzeti sljedeće korake ukoliko žele dobiti vrijedan uvid u svoje podatke te, samim time, smanjiti povezane rizike:

Identificirati “tamne podatke” (dark data), identificirati rizike i prepoznati vrijedne informacije;

Smanjiti podatke koji potpadaju pod kategoriju posve nepotrebnih (ROT) i time odmah smanjiti uzaludnu potrošnju novca i kapaciteta za pohranu podataka;

Definirati strategiju upravljanja podacima na razini tvrtke, naročito za nestrukturirane podatke, te potaknuti odgovarajuće ponašanje zaposlenika;

Koristiti servise za pohranu podataka u oblaku na način koji doprinosi žilavosti i održivosti poslovanja tvrtke.

Istraživanje Databerg Report 2015 provela je tvrtka Vanson Bourne od srpnja do rujna 2015. Rezultati se temelje na 1475 ispitanih tvrtki u 14 zemalja. Na upite su odgovarali viši djelatnici IT odjela čije su zadaće vezane uz strateško planiranje, operacije i taktičke funkcije tvrtke.

Komentari